各教学院：

为做好我校2020级新生档案收集、整理、归档工作，确保每位新生档案齐全、完整、安全归档，按照《南阳理工学院大学生档案管理办法》（南理工字〔2017〕94号）规定，现将有关事宜通知如下：

一、新生档案归档范围

取得我校正式学籍的2020级普通本科、专科学生

二、新生档案归档内容

归档材料应包括：高中/专科学籍、高考档案、录取通知书、准考证、新生入学登记表（加盖公章）、2020级新生入学资格复查表（加盖学院公章）、学生体检表、团员材料等。

三、归档工作的安排

1.各学院在新生入学资格复查工作结束后，按“一生一袋”将归档材料装入学籍档案袋中，若同一班级学生有重名者，请在档案袋上用铅笔注明身份证号码以示区分。

2.新生的党、团组织材料，各教学院按相关部门要求完成党、团组织关系转接后做好归档。

3.个别新生高中/专科档案仍未转递到校的，请各学院敦促学生抓紧与原毕业学校联系将本人档案转递到校，或由原毕业学校出具档案丢失证明，并将证明材料放入档案袋中。

4. 11月18日前，各教学院完成2020级新生档案归档工作，11月18日后学生处到各教学院抽查新生档案归档工作完成情况。

四、注意事项

1.各学院要高度重视，指定专人负责新生档案工作，组织好本学院新生档案材料的收集和归档工作。

2.新生档案袋由学生处统一制作；各学院在档案袋封皮上用黑色水笔写清学生个人信息。

3.学生档案的整理归档工作具有严肃性、保密性和纪律性，在档案的整理过程中辅导员必须在场，学生本人不得参与本人档案整理。

4.各学院相关工作人员在学生档案整理过程中务必认真检查核对，确保档案材料不错装、漏装，并做好缺档登记。

                                                                                                 学生处

                                                                                             2020年10月30日