各教学院:
为规范学生学籍档案管理,推进在校生电子档案工作信息化进程,现就我校开展学生电子档案填写及纸质档案归档工作安排如下:
一、填报对象及内容
我校全日制在读学生。2022级新生仅填写《南阳理工学院新生入学登记表》,其他年级学生填写2021—2022学年的《南阳理工学院学生学年鉴定表》。
二、填报时间
2022年11月1日至11月10日,11月10日后档案填报系统关闭。
三、操作步骤
(一)学生填写
学生本人登陆“南阳理工电子学籍系统”,按系统要求仔细填写完善个人电子档案信息,并对填报电子档案信息的真实性负责。
第一步:浏览器打开链接:https://xg.nyist.vip;
第二步:点击“学籍档案”卡片,进入档案填报系统;
第三步:点击“开始填报”按钮或上方导航栏“档案填报”,开始逐项填报列表内相关事项,填写完毕后提交,(注:本系统推荐使用Chrome浏览器,不兼容IE9以下版本)。
第四步:填写完毕确认无误后,点击“提交档案”(如暂时没写完整,可点击“暂存”功能)。
第五步:待辅导员审核后,学生在“我的档案”中,点击“下载”,A4纸正反打印、粘贴照片并签名后,以班为单位收齐交给辅导员老师。
学生电子档案填报操作说明:
https://www.yuque.com/docs/share/8f627cf0-abde-4ffd-b0f3-e33fd737256b或进入系统后通过上方导航栏“使用帮助”打开进入手册。
(二)辅导员审核
第一步:浏览器输入网址:https://xg.nyist.vip/XMAdmin;
第二步:扫描二维码,进入智慧学工系统;
第三步:点击左侧菜单栏“电子学籍”即可进行学生档案管理界面,辅导员可在此功能下处理学生已提交学籍档案审批工作,主要功能操作:档案检索、预览查看、档案审核、批量审核、批量打印。
《教职工用户手册》:
https://www.yuque.com/docs/share/0c6ac394-99df-41a4-9d4f-e4df4ac54965?# 。
四、材料归档要求
1.2022级新生(含专升本)在系统中只需填写“新生入学登记表”,辅导员负责将高中/专科学籍、高考档案、录取通知书、准考证、新生入学登记表(加盖公章)、2022级新生入学资格复查表(加盖学院公章)、学生体检表等材料装入新生档案袋;其他年级学生在系统中填写2021—2022学年“学年鉴定表”,打印并加盖公章后装入学生个人档案。
2.使用电子档案系统后,学生处不再印发纸质材料,学生自行从电子档案系统中下载并正反打印,以班为单位交给辅导员老师。
3.辅导员老师负责督促并审核学生填报的个人电子档案信息;学生纸质档案材料收齐加盖公章后装入学生个人学籍档案。
学生处
2022年10月31日